Le dispositif de contrôle interne des établissements bancaires

Dans une banque nous trouvons des portefeuilles de clientèle très différents : les grandes entreprises, les PME, les TPE, les professionnels, les associations... d'où l'intérêt de segmenter la clientèle en groupes aussi homogènes que possible.

Dans une banque ou un établissement de microfinance, la connaissance de la rentabilité client est indispensable aux commerciaux de l'établissement pour encadrer la négociation et diminuer les risques.

Les établissements bancaires investissent dans les ressources humaines afin de développer les compétences des salariés. L’enjeu pour la RH de la banque est de comprendre les mécanismes qui vont permettre de fidéliser le personnel, d’augmenter les compétences des salariés puis de mettre ces compétences au service de l’entreprise. La gestion et le pilotage de la politique de ressources humaines est obligatoirement en parfaite adéquation avec la politique de la banque.

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Le calcul de la marge d'intermédiation en banque ou en microfinance

La gestion de trésorerie dans un système financier décentralisé (microfinance)

Le processus d'élaboration du budget en microfinance

L’analyse des débiteurs : un travail quotidien L’application informatique de la banque ou de la microfinance met chaque matin à la disposition de l’agent de crédit la liste des clients à découvert sans autorisation. Chaque matin, le premier travail de l’agent de crédit consiste à analyser les débiteurs, à prendre contact par téléphone avec eux afin de signaler la situation anormale aux clients et de leur demander les solutions qu’ils envisagent pour couvrir leur position débitrice. Dès qu’il a identifié le défaut de paiement d’une échéance l’agent de crédit appelle son client. Il dispose alors d’un délai pour inciter le client à rembourser de 1 semaine. L’expérience montre qu’un emprunteur qui a eu un retard, et qui n’a pas reçu immédiatement la visite d’un agent de la banque ou de l’IMF présente un risque de défaillance plus élevé pour toutes les échéances restantes du fait de l’accumulation de nouveaux retards. L’agent de crédit appelle son client pour connaitre la raison du solde débiteur. L’agent de crédit quand il appelle cherche avant tout à comprendre la raison du découvert, et le motif de l’impayé. Il peut s’agir d’un simple décalage de trésorerie où d’une réelle difficulté de la part du client. L’agent de crédit doit alors décider par rapport à la réponse du client s’il fait confiance au motif donné ou s’il a un doute sur la sincérité de la réponse. (Exemple je passerai samedi couvrir mon compte) S’il fait confiance il laisse le compte en position débitrice et il va surveiller la régularisation le lendemain ou dans les prochaines journées. Par contre, en cas de doute, l’agent de crédit va devoir vérifier les dires du client et il va devoir se déplacer chez le client et tenter d’obtenir un versement espèces pour déposer sur le compte. En effet, en cas d’impayé, les professionnels du crédit estiment que la majeure part des clients entreprises débiteurs et plus de 7 particuliers débiteurs sur 10 sont en réalité solvables. Par contre il faut intervenir pour obtenir le paiement. Les agents de crédit qui connaissent leurs clients peuvent développer un discours en affinité, créant ainsi une relation « intuitu personae » avec les clients ce qui ouvre de meilleures possibilités de recouvrement. L’agent de crédit va devoir rester en contact avec son client pour trouver rapidement une solution au problème, éventuellement sous forme d’arrangement amiable, avant d’entamer les éventuelles actions en recouvrement. L’analyse des causes possibles de l’impayé • Une défaillance dans l’application de l’analyse du risque, à savoir : le montant des prêts excède les capacités de remboursement du client ou il est en surendettement ; • Le client a des références insuffisantes ou n’est pas disposé à payer en temps voulu ; • Le manque de recoupement des informations pour s’assurer de leur cohérence ou alors les documents n’ont pas été examinés soigneusement ; • Aucune politique claire en matière de renouvellement de crédit ; • La volonté de fraude du client • Des lacunes dans le processus d’analyse du risque par l’établissement financier. Stratégie de recouvrement : des actions qui vont crescendo Les techniques de recouvrement sont à peu près identiques pour toutes les banques et institutions de Microfinance. Elles vont des appels téléphoniques aux actions en justice en passant par des visites alternées au domicile ou au service du débiteur… Ces méthodes sont regroupées en trois phases : • La Phase recouvrement amiable • La phase négociation et menaces • La phase de recouvrement contraignant. Le recouvrement amiable des impayés avec pour postulat de base : les clients sont de bonne foi Dans la pratique des banques et des IMF, dès la constatation d’un impayé de plus de 1 semaine, le responsable du recouvrement prend le dossier en charge ; Il se rapproche de l’emprunteur pour comprendre la cause de la défaillance, faire le point sur les pénalités et le sensibiliser à régulariser immédiatement sa situation. Si le client se montre coopératif, un rééchelonnement de la dette tenant compte de ses capacités financières peut être proposé. L’étape de recouvrement amiable est faite de multiples contacts (téléphone, déplacements, courriers) entre l’agent de recouvrement et le client. Souvent, les clients ont les moyens de régler leur échéance mais ce n’est pas la priorité de leurs dépenses. Il faut les relancer très vite, dès que l’échéance est dépassée, fermement mais avec bienveillance. L’action de l’agent de recouvrement repose sur l’écoute et une bonne solution concilie les intérêts de notre microfinance avec les intérêts des clients. Les relances téléphoniques doivent être professionnelles et très fortes en impact : souplesse et réactivité, une appréciation lucide et objective des possibilités du client et une capacité d’adaptation toujours en éveil sont garants du succès. Pour atteindre le niveau d’efficacité opérationnel, il faut se tester, s’entraîner afin de pouvoir effectuer une relance ciblée avec précision. La phase de négociation et de menaces L’absence de volonté de coopérer dans les solutions amiables peut conduire à la menace de recouvrement judiciaire En présence de difficultés, on se réfère au contrat de prêt. • Objet du prêt • Date et montant d’origine • Échéancier des remboursements • Taux de l’emprunt • Traitement de la caution et des garanties 3 lettres sont généralement expédiées : Expédition d’une lettre de relance en lettre simple en guise de rappel de la somme due. Expédition d’une lettre recommandée, avec accusé réception, Expédition d’une mise en demeure de payer : plus sérieuse, elle représente une sommation de payer avant poursuites. Il existe aussi des débiteurs de mauvaise foi ou des personnes qui changent de domicile sans laisser de trace. Les banques et IMF peuvent aussi obtenir de l’aide dans le recouvrement de leurs créances en saisissant un chef de quartier, le commissariat de police … Les photos des bénéficiaires disparus, ou ayant plus de quatre semaines de retard hors caution peuvent être affichées sur la devanture de l’agence. (Idem pour les appels à la radio locale) La phase de recouvrement contraignant Le recouvrement judiciaire des impayés Quand on atteint cette étape, c’est que l’étape du recouvrement amiable n’a pas fonctionné. Pour le développement de la phase de recouvrement contraignant se référer à la formation juridique spécifique à l’école de la microfinance.

M Mouhyadine Issa Hassan, responsable des crédits à la CPEC Djibouti, reçoit son diplôme après avoir passé l'examen de l'école de la microfinance La direction a une responsabilité fondamentale par rapport à l’élaboration et au maintien d’un contrôle interne efficace. Dans une banque ou dans une microfinance l’établissement reçoit des dépôts de ses clients, met en place des crédits et suit leurs remboursements, manipule des espèces. Toutes ces actions se font dans le cadre de procédures définies à l’avance. Négligences, oublis, malhonnêteté qui sont possibles comme dans toutes les actions humaines peuvent créer des situations graves comme l’octroi de prêts à des personnes qui ne pourraient pas y avoir droit, la mauvaise affectation des dépôts d’épargne, des fraudes… Pour limiter ces risques, les IMF mettent en place un système de contrôle lequel constitue une composante essentielle de la gestion d’un établissement et un fondement incontournable pour un fonctionnement sûr et prudent de l’institution. Le système de contrôle fonctionne soit en continu, c’est le contrôle permanent organisé à tous les niveaux de la banque, soit sous la forme intermittente d’audit ou d’inspections. La cartographie des risques La maîtrise du contrôle interne repose sur la maîtrise de la cartographie des risques et le fait de pouvoir mettre des procédures de gestion claire qui permettent de limiter les conséquences liées aux différents risques. Les risques opérationnels –Dysfonctionnement des procédures ou équipements –Fraudes –Sécurité –Système de gestion –Risque de liquidité Les risques de crédit –Le risque de non remboursement individuel ou du groupe solidaire –Le risque de détournement de l’objet du crédit –Le risque de retournement d’un marché –Le risque de hors-bilan –Le risque des garanties Les risques institutionnels – La mission sociale –La dépendance envers les bailleurs de fonds –L’impossible pérennisation –La réputation –Le comportement –La non conformité –Les risques de gouvernance Les risques externes – Réglementation, Lois et décrets – Conjonctures politique ou économique – Intempéries – Dévaluation Les risques découlant de la gestion –Pratiques commerciales –Ressources humaines –Problèmes juridiques –Inefficience de l’IMF, problèmes d’organisation –IMF qui n’obtiennent que des résultats insuffisants ou font des pertes. –Incapacité à se financer. Le contrôle interne peut être définit comme l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de la banque ou de la microfinance . Une fois que la banque ou la microfinance a bien recensé ses risques, il faut apprendre à les mesurer et à les classer en fonction de l’importance des pertes que leurs réalisations peut provoquer et de leur probabilité. Les objectifs du contrôle interne sont alors en fonction du risque mis en évidence et de ses conséquences possibles d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information : • assurer la conformité par rapport aux lois et aux règlements ; • assurer l’application des procédures et instructions en vue d’améliorer les performances de la banque ou de la microfinance. • être vigilant et réactif car des risques improbables peuvent aussi causer des dégâts importants notamment parmi les risques spécifiques liés à l’informatique. Le rôle du contrôleur Le contrôleur dans une banque ou une microfinance a obligatoirement une vision transversale de son établissement. Il a besoin de savoir créer une requête informatique de type easytrieve ou SQL afin de pouvoir lancer des vérifications directement sur les fichiers informatiques. Sa mission peut alors être présentée de la façon suivante : 1. s’assurer que les procédures, les habilitations, les contrôles quatre yeux, et les limites fixées par la direction générale en matière de risques sont strictement respectées ; 2. veiller à la fiabilité de l’information comptable et financière, depuis la saisie jusqu’à la restitution, l’évaluation périodique, la mise en sécurité des pièces et documents justificatifs des enregistrements comptables. 3. s’assurer de la pertinence du système d’informations et vérifier très précisément l’opérationnalité du plan de back-up, que des fichiers ne peuvent être enregistrés en double, que les résultats obtenus des traitements sont strictement identiques aux calculs de vérification… 4. vérifier que les opérations réalisées sont conformes aux dispositions légales et réglementaires. Améliorer la qualité du contrôle interne en banque ou en microfinance C’est le contrôle interne qui permet de découvrir rapidement les erreurs, fraudes, retards ou laxisme… Et une erreur corrigée immédiatement coute infiniment moins chère à régulariser qu’une erreur découverte après une longue période qui oblige à une longue série de pointages et reconstitutions. Les différents dysfonctionnements auxquels font face la plupart des banques ou des microfinances sont détectés par le contrôle interne ou par les auditeurs externes. Dans de nombreuses IMF, le contrôle interne ne dispose pas de suffisamment de liberté pour investiguer. Dans des institutions où peuvent exister des conflits d’intérêts (par exemple dans une institution mutualiste, des prêts sont faits aux membres de l’IMF y compris aux administrateurs élus), Il n’est pas toujours clair de connaitre les limites du périmètre contrôlé. Et souvent le contrôle interne se voit refuser d’intervenir là où les risques sont les plus élevés. A l’évidence, les systèmes de contrôle interne de la majorité des IMF sont perfectibles. L’école de la microfinance propose une formation au contrôle interne http://www.ecole-de-la-microfinance.com http://www.ecole-de-la-microfinance.com/…/le-controle-inte…/ - See more at: http://www.ecole-de-la-microfinance.com/la-formation-au-c…/…

Mme Bijou TSHIUNZA a reçu le certificat d'agent de crédit délivré par l'école de la microfinance a la suite de sa formation.

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