Übernahme von Edifact-Bestelltexten in den Auftrag Immer mehr Kunden liefern bei Edifact-Bestellungen weitere Informationen im Edifact-Bestelltext, diese wurden bisher in die beiden Zeilen der Versandinfos eingetragen. Sie konnten aber u.U. wegen ihrer Länge nicht vollständig übernommen werden, oder verdrängten dort schon vorhandene Texte. Ab sofort werden diese Bestelltexte in den neuen auftragsspezifischen Langtext übernommen. Diese Informationen werden gelb gekennzeichnet (wie schon in einer früheren Meldung beschrieben), damit sie nicht übersehen werden. Der Sachbearbeiter sollte diese Infos entsprechend berücksichtigen und diese dann ggf. löschen, falls keine Ausgabe auf der Auftragsbestätigung notwendig oder sinnvoll ist.

Erfassung von Langtexten im Auftragskopf Im Auftragskopf wurde die Erfassung von auftragsspezifischen Langtexten frreigeschaltet, die Erfassung erfolgt über den Menüpunkt 'Text', die Ausgabe erfolgt im Kopfbereich der Auftragsbestätigung. Ist ein Texteintrag vorhanden, wird der Menüpunkt und ein zusätzlicher Hinweistext in gelber Farbe dargestellt, damit diese Informationen nicht übersehen werden. Die ersten vier Zeilen des Langtextes werden auch auf Seite 2 des Auftragskopfs zur Info dargestellt.

Verwaltung von Ansprechpartnern für Vertreter Die Vertreterstammdaten wurden um eine Ansprechpartnerverwaltung ergänzt, wie sie auch aus Kunden- und Verbandsstammdaten bekannt ist. Damit können diverse Kontaktdaten gepflegt werden, der Aufruf erfolgt im Vertreterstamm mit 'F10'. Hauptsächlich dient diese Möglichkeit jedoch zur Verwaltung von speziellen Kontaktdaten, z.B. für den automatischen Versand von Auftragsbestätigungen und Rechnungen per Mail oder Fax. Die entsprechenden Ansprechpartner-Nummern sind in der Feldhilfe ersichtlich, die Umstellung erfolgt im ersten Schritt durch die EDV.

Analyse der Mengenenheiten je Versandtermin Im Auftragskopf wird bei der Auftragserfassung die Anzahl der schon vorhandenen Mengeneinheiten für den Versandtermin des Auftrags angezeigt, damit eine grobe Kapazitätsplanung für die Kommissionierung erfolgen kann. Zusätzlich zu den bisher geltenden Kriterien werden nun auf Anregung von Sven Pütz auch bei Aufträgen mit gemischter Lieferung von internen und externen Lägern nur noch die internen Mengeneinheiten berücksichtigt. Zudem gibt es auf der Summenseite auch ein weiteres Infofeld: Einheiten [x], davon intern [y]. Diese grobe Abschätzung der Kommissioniermengen dient zur sinnvollen Vorgabe von Lieferzeiten.

Umstellung der Belegausgabe auf neue Formulare In der nächsten Zeit werden verschiedene Belege auf die neuen Formulare umgestellt. Dazu gehören im ersten Schritt Auftragsbestätigung, Lieferschein, Kommissionierschein und Kurzbrief. Bei der Ausgabe per Mail wird dann ein Anschreiben mit PDF-Anhang erzeugt. Bei Start der Druckfunktion im PPS-R1 erscheint im Auswahlfenster für den gewünschten Drucker ein entsprechender Hinweis. Die ALTE Ausgabe kann dann übergangsweise über die Funktion F11 aufgerufen werden.

Neue Warnmeldungen bei Bearbeitung AB/LS/RG Bei der Anzeige von Aufträgen, Lieferscheinen oder Rechnungen wird ein Warnhinweis in gelber Farbe angezeigt, falls ein zugehöriger Beleg zu diesem Zeitpunkt bereits anderweitig in Bearbeitung ist. Angezeigt wird dann diese Belegnummer und der bearbeitende Benutzer. Im Auftrag erfolgt z.B. dieser Hinweis, falls einer der zugehörigen Lieferscheine betroffen ist, bei Lieferschein und Rechnung wird der zugehörige Auftrag geprüft. Eine Änderung ist dann solange nicht möglich, bis der entsprechende Beleg gespeichert und damit wieder freigegeben wurde. Im Bedarfsfall sollte bei längerer Sperre mit dem angezeigten Benutzer Kontakt aufgenommen werden. Bei Sperre durch Programmabruch muss der Beleg auf die übliche Weise durch den sperrenden Benutzer freigegeben werden (Belegaufruf, Neukalkulation durch Funktion F10).

Kommissionierschein, Sortierung der Positionen Ab sofort können die Positionen der Kommissionierscheine nach folgenden Kriterien sortiert werden: - Auftragsposition - Lagerort - Produktgruppe, Lagerort - Produktgruppe, Durchmesser (Sachmerkmal 1) Die gewünschte Standard-Sortierung kann je Benutzer im Programm 'Kommissionierung aus Liefervorschlag' mit der Funktion 'Shift-F6' vorgenommen werden.

Neue Hinweise bei Inventur-Verarbeitung Im Programm 'Inventur-Verarbeitung' wurden eine farbliche Kennzeichnung der Daten und zusätzliche Hinweistexte implementiert, um fehlende, unvollständige oder zweifelhafte Einträge besser zu identifizieren. Folgende Punkte werden geprüft: - Mengendifferenzen Soll/Ist >5% , >10% , >100%, - Bewertungsdifferenzen Inventur/Teilestamm >10%, >20%, >30% - Menge Soll/Ist < 0 - Teil aktuell ohne Bestandsführung - Teil ohne Bewertungspreis in der Inventur - Teil ohne Bewertungspreis im Teilestamm Weitere Details finden sich im Intranet.

Fehlende Rabattvereinbarungen in Auftragserfassung Aus aktuellem Anlass soll noch einmal auf die Bedeutung der Infomeldung 'Keine Rabattvereinbarung für Produktgruppe [...] vorhanden!' bei der Erfassung von Auftragspositionen hingewiesen werden. In diesem Fall fehlen im Kundenstamm die Informationen über Rabatte und ggf. Teuerungszuschlag für diese Produktgruppe, aber eben AUCH Informationen über Vertreter und Verband. Deshalb müssen diese Daten vorher eingepflegt werden, damit eine korrekte Zuordnung erfolgen kann. Schon erfasste Positionen müssen danach mit der Funktion 'Neukalkulation' im Auftragskopf oder mit 'Shift-F7' in der Auftragsposition aktualisiert werden!

Erweiterung der PLZ- und Ortseingabe Im Kundenstamm und den zugehörigen Lieferanschriften wurde die Eingabe von Postleitzahl und Ort erweitert. Wird eine eindeutige PLZ eingegeben, so erscheint wie bisher automatisch der zugehörige Ort. Bei mehrdeutigen Postleitzahlen werden nun jedoch alle möglichen Orte zur Auswahl aufgelistet. Ebenso kann jetzt im Ortsfeld mit den bekannten Platzhaltern '*' und '?' gesucht werden. Alle passenden Orte werden dann zur Auswahl aufgelistet. Außerdem wurde die PLZ-Tabelle auf den aktuellen Stand 2017 gebracht.

Änderung der FFG auf 1€ nach Sammel-Freigabe Viele Kunden möchten Einzelaufträge solange sammeln, bis die vereinbarte Frachtfreigrenze erreicht ist, erst dann soll ausgeliefert werden. Erfolgt dann die automatische Freigabe der Liefervorschläge, wird nun die Frachtfreigrenze im Lieferschein und damit auch in der Rechnung auf den Wert von 1€ gesetzt. Dadurch erfolgen keine Warnungen bei der Beleganalyse, da der Einzelbeleg ja durchaus unter der Grenze liegen kann, in der Summe mit den anderen offenen Belegen aber frachtfrei ist. Zudem kann man diesen Tatbestand bei der Bearbeitung nun sehr leicht an diesem in den Kopfdaten angezeigten Wert erkennen.

Beleganalyse bei AB/LS/RG erweitert Bei der Bearbeitung von Auftrag, Lieferschein und Rechnung wird eine Beleganalyse durchgeführt und bei Klärungsbedarf ein entsprechender Hinweis in gelber Farbe in der Infozeile ausgegeben. Beispiele für solche Meldungen sind: - 'Frei Haus' trotz nicht erreichter Frachtfreigrenze? - 'Ab Werk' trotz erreichter Frachtfreigrenze ? - keine Versandkosten bei 'Ab Werk' ? - Versandkosten bei 'Frei Haus'? Im Programm Rechnungsdruck werden diese Bemerkungen ebenfalls in Kurzfassung in einer neuen Spalte 'INF' angezeigt. Ein automatische Korrektur dieser Diskrepanzen findet nicht statt, da sie auch aus bestimmten Gründen manuell vom Sachbearbeiter so gewollt sind.